Obiegi dokumentów i pracy

ISOF oferuje zaawansowany system do zarządzania obiegami dokumentów, harmonogramami i regułami w obiegach. Zapewnia efektywną organizację i automatyzację procesów dokumentacyjnych, poprawiając wydajność pracy.

  • Obieg dokumentu
  • Raporty postępu prac
  • Historia pracy
  • Harmonogramy obiegów
  • Stany i akcje
  • Reguły w obiegach
  • Debugger reguł
Etapy prac

Uruchom demo

30 dni bezpłatnie · Bez żadnych zobowiązań

Wpisz imię i nazwisko.
Wpisz nazwę firmy.
Wpisz prawidłowy adres e-mail.
Wpisz nr telefonu (min. 9 cyfr).

Wyrażam zgodę na:

Funkcjonalność

Rozwiązania

Obiegi dokumentów

System DMS zarządza obiegiem dokumentów i pracą grupową, definiując procesy obróbki, co optymalizuje przepływ danych w firmie.

Harmonogramy obiegów

Harmonogram dokumentu w DMS określa terminy stanów obiegów, kontroluje opóźnienia i umożliwia dostosowanie terminów do potrzeb firmy.

Reguły w obiegach DMS

Reguły obsługi w DMS definiują warunki i akcje dla stanów obiegów, umożliwiając precyzyjne modelowanie przepływu dokumentów w firmie.

Obiegi dokumentów i pracy w systemie ISOF-ERP

Moduł zapewnia

  • Obsługę kompleksowego obiegu dokumentów i pracy grupowej, umożliwiającą definiowanie procesów obróbki dokumentów przez różne działy i osoby w firmie,
  • Definiowanie stanów i akcji w procesach obiegu dokumentów, precyzyjnie określających etapy oraz odpowiedzialne osoby i czas potrzebny na wykonanie zadań,
  • Raportowanie postępu prac w obiegach dokumentów, prezentowane graficznie lub tabelarycznie, umożliwiające szybką analizę ilości dokumentów na poszczególnych etapach obiegu,
  • Prezentacja historii pracy z dokumentami, automatycznie rejestrująca wszystkie akcje użytkowników i zmiany stanów dokumentów podczas ich obiegu,
  • Harmonogramy obiegów dokumentów, pozwalające na określenie terminów i czasu przebywania dokumentów w poszczególnych stanach, z możliwością ustalania opóźnień na podstawie definicji harmonogramu,
  • Definiowanie reguł obsługi dokumentów, które automatycznie uruchamiają akcje w zależności od warunków spełnionych przez dokumenty w danym stanie obiegu,
  • Debugger reguł umożliwiający krokowe sprawdzanie poprawności działania reguł, co pozwala na precyzyjne modelowanie procesów biznesowych i automatyzację przepływu dokumentów,
Image dots
Image dots

Poznaj funkcje systemu ISOF

Odkryj możliwości nowoczesnego systemu ERP - wystarczy jedno kliknięcie, aby uruchomić demo!

Laptop_ISOF_DEMO
DMS
27

miesięcznie za użytkownika

Cennik

Korzyści

Poznaj zalety

  • Zwiększenie efektywności pracy dzięki klarownym procesom obiegu dokumentów,
  • Transparentna historia pracy z dokumentami wspierająca śledzenie postępu,
  • Szybkie identyfikowanie i eliminowanie słabszych elementów dzięki graficznym raportom,
  • Personalizowane harmonogramy zapewniające precyzyjne zarządzanie czasem realizacji zadań,
  • Automatyzacja przepływu dokumentów przy użyciu reguł, gwarantująca szybkość i konsekwencję,
  • Debugger reguł umożliwiający szybką analizę i poprawę działania procesów,
  • Raportowanie i analiza formularzy wspierające skuteczne monitorowanie dokumentów,
  • Dostosowanie modułu do specyficznych potrzeb firmy, zwiększające produktywność i kontrolę nad dokumentacją.
Image dots
Image dots

Obiegi dokumentów

workflow

Moduł DMS w systemie ISOF umożliwia efektywne zarządzanie obiegiem dokumentów i pracą grupową poprzez zdefiniowanie procesów dla dokumentów lub grup dokumentów. Każdy etap pracy jest precyzyjnie określony pod względem odpowiedzialnych osób i czasu wykonania działań.

Definicja procesu obejmuje różnorodne akcje, takie jak tworzenie dokumentów czy wysyłanie wiadomości, z możliwością korzystania z szablonów dla standardowych operacji. To wszystko przyspiesza i usprawnia przepływ pracy w firmie.

Obiegi dokumentów
file-right arrows-up-down-left-right-left

Rozwiązania modułu

  • Moduł DMS umożliwia definiowanie i zarządzanie procesami obróbki dokumentów przez różne działy i osoby w firmie. Dzięki temu dokumenty są przekazywane zgodnie z kompetencjami pracowników, co zwiększa efektywność pracy zespołowej.

  • Każdy etap przetwarzania dokumentu jest dokładnie zdefiniowany pod kątem osoby odpowiedzialnej i czasu realizacji zadania. To pozwala na ścisłą kontrolę nad procesem oraz zapewnia terminowe wykonanie zadań.

  • Moduł oferuje możliwość tworzenia szablonów dla powtarzających się funkcji, takich jak wprowadzanie aktywności czy wysyłanie wiadomości. Automatyzacja tych procesów przyspiesza pracę, minimalizuje błędy i ułatwia zarządzanie dokumentami.

  • DMS pozwala na pełne dostosowanie procesów obiegu dokumentów do indywidualnych potrzeb firmy. Można korzystać z gotowych scenariuszy obiegów, takich jak cykle sprzedaży, lub łatwo modyfikować i tworzyć własne procesy, co zapewnia optymalny przepływ danych i dokumentów w organizacji.

  • Moduł raportów DMS umożliwia szczegółowe przeszukiwanie i grupowanie danych według określonych zapytań i warunków. Raporty mogą być wyświetlane w formie graficznej lub tabelarycznej, prezentując ilość dokumentów wprowadzonych do obiegu, zakończonych oraz przeterminowanych. Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo monitorować postęp prac i szybko identyfikować ewentualne opóźnienia.

  • Raporty DMS oferują zróżnicowaną kolorystykę, która pozwala na szybkie zlokalizowanie miejsc spiętrzenia prac. Kliknięcie w obieg lub jego stan umożliwia sprawdzenie powiązanych elementów, takich jak dokumenty, kontrahenci, osoby i daty. Przyjazna prezentacja danych ułatwia użytkownikowi ocenę jakości i tempa prac nad dokumentami na różnych etapach obiegów.

  • Moduł DMS automatycznie zapisuje historię każdego dokumentu, rejestrując akcje wykonywane przez użytkowników, takie jak utworzenie, czytanie, przesunięcie czy skasowanie. Informacje o stanach i użytkownikach zaangażowanych w obieg są również gromadzone, co umożliwia dokładne śledzenie procesów.

  • Historia obiegu dokumentu może być prezentowana zarówno w formie tabelarycznej, jak i graficznej za pomocą diagramów UML. Użytkownicy mogą filtrować historię według daty, godziny, użytkownika oraz opisu zdarzenia, co ułatwia analizę i kontrolę przebiegu obiegu dokumentu. Diagramy uwzględniają czasy operacji, wykonane akcje, reguły oraz zaangażowanych użytkowników.

Poznaj funkcje systemu ISOF

Odkryj możliwości nowoczesnego systemu ERP - wystarczy jedno kliknięcie, aby uruchomić demo!

  • 30 dni bezpłatnie
  • Bez żadnych zobowiązań
Demo ekrany

Harmonogramy obiegów

Terminy i stany

Harmonogramy obiegów
clock-nine-right shuffle-left

Harmonogram dokumentu umożliwia określanie terminów przebywania dokumentów w poszczególnych stanach obiegów. Charakterystyczne cechy harmonogramów to:

  • Termin względny. Określa ilość dni po minięciu których obieg zostanie uznany za opóźniony,
  • Maksymalny czas w stanie. Określa jak długo dokument może przebywać w danym stanie,
  • Termin wejścia i wyjścia ze stanu. Określa najpóźniejszą datę i godzinę wejścia i wyjścia ze stanu.

Dokumenty mają indywidualne harmonogramy obiegu, które określają ich status opóźnienia. Informacje o opóźnieniach dostępne są w raporcie z obiegów oraz w szczegółach dotyczących dokumentów.

Rozwiązania modułu

  • Harmonogramy są kluczowymi narzędziami zarządzania czasem w obiegach dokumentów. Mogą być indywidualnie przypisane do każdego dokumentu lub całego obiegu, precyzyjnie określając terminy przejść między stanami.

  • Istnieją trzy główne typy harmonogramów: terminy maksymalne, które determinują maksymalny czas przebywania dokumentu w każdym stanie; terminy względne, które są elastyczne i mogą być dostosowane do bieżących potrzeb; oraz daty bezwzględne wejścia i wyjścia, precyzyjnie określające momenty przemieszczenia dokumentu między stanami.

  • Harmonogramy pozwalają na efektywne monitorowanie terminowości obiegu dokumentów, zapobiegając potencjalnym opóźnieniom i utrzymując płynność procesów.

  • Umożliwiają szczegółowe planowanie kolejnych etapów obiegu dokumentów, w tym określenie dokładnych dat rozpoczęcia i zakończenia każdego stanu.

  • System automatycznie identyfikuje dokumenty opóźnione w obiegu na podstawie harmonogramu, co pozwala na szybką reakcję i podejmowanie działań naprawczych.

  • Użytkownicy mają możliwość elastycznej edycji harmonogramów, umożliwiając dostosowanie terminów do zmieniających się warunków i wymagań operacyjnych.

  • Wszelkie modyfikacje harmonogramów są śledzone i dokumentowane w historii każdego dokumentu, zapewniając pełną transparentność i audytowalność działań.

  • Dostęp do szczegółowych raportów pozwala na bieżące monitorowanie stanów i harmonogramów dokumentów w obiegu, ułatwiając szybką analizę i zarządzanie procesami.

Poznaj funkcje systemu ISOF

Odkryj możliwości nowoczesnego systemu ERP - wystarczy jedno kliknięcie, aby uruchomić demo!

  • 30 dni bezpłatnie
  • Bez żadnych zobowiązań
Laptop_ISOF_DEMO

Reguły w obiegach DMS

Warunki i akcje

Reguły obsługi w systemie zarządzania dokumentami (DMS) definiują warunki i akcje dla poszczególnych stanów obiegu dokumentów. Przy wejściu dokumentu do danego stanu system sprawdza zdefiniowane warunki, takie jak typ dokumentu czy status. Jeśli warunki są spełnione, wykonuje się określona akcja, na przykład automatyczne przypisanie odpowiedzialności, wysłanie powiadomienia czy zmiana statusu.

Reguły te pozwalają na automatyzację procesów i zapewniają spójność działań, zwiększając efektywność zarządzania dokumentami w organizacji.

Reguły w obiegach DMS
folder-open-right arrow-up-arrow-down-left

Rozwiązania modułu

  • Moduł umożliwia tworzenie i zarządzanie wieloma regułami dla różnych stanów obiegu dokumentów. W przypadku gdy warunki pierwszej reguły nie zostaną spełnione, sprawdzane są kolejne reguły zdefiniowane w danym stanie. W takim przypadku wykonywana jest pierwsza reguła z listy, dla której zostaną spełnione warunki. Można definiować wiele reguł dla jednego stanu, decydując, czy wszystkie muszą być spełnione. Reguły mogą być aktywowane lub dezaktywowane, dostosowane do typu dokumentu i przypisane do akcji w obiegu. Użytkownicy są informowani o spełnieniu warunków, co automatyzuje działania i zarządzanie obiegiem dokumentów.

  • Cechy reguł to:

    • Ilość spełnianych kryteriów (wszystkie lub wybrane),
    • Typ dokumentu (e-mail lub pozostałe),
    • Pole (atrybut dokumentu, który będzie sprawdzany przez regułę),
    • Zależność (operator logiczny uwzględniany w definicji),
    • Wartość (atrybut, którego spełnienie będzie sprawdzane przez regułę),
    • Akcja (która ma być wykonana, jeżeli warunki reguły będą dla dokumentu spełnione).
  • Istnieje możliwość definiowania warunku "nie sprawdzaj", który automatycznie spełnia się dla każdego dokumentu w danym stanie, co ułatwia standardowe operacje.

  • Reguły umożliwiają automatyczne wykonywanie akcji na dokumentach, jak przenoszenie do kolejnych stanów obiegu, co zwiększa efektywność zarządzania dokumentami.

  • Reguły są oceniane w określonej kolejności; pierwsza reguła spełniająca warunki zostaje wykonana, co jest istotne przy zarządzaniu procesami.

  • Moduł pozwala na tworzenie indywidualnych obiegów dokumentów dla różnych grup użytkowników, co wspiera elastyczność i dostosowanie do potrzeb organizacji.

  • Każda reguła może być powiązana z określoną akcją, np. zmianą statusu dokumentu lub przypisaniem dodatkowych atrybutów, co umożliwia kompleksowe zarządzanie dokumentacją.

  • Każde wykonanie reguły generuje wpis w historii dokumentu, co pozwala na śledzenie zmian i zapewnia audyt procesów biznesowych.

  • Rozszerzeniem reguł jest debugger ich poprawności. Umożliwia on krokowe wykonywanie reguł, które mogą składać się z wielu zdań logicznych spełnianych razem lub osobno. W każdym stanie obiegu dokumentów możliwe jest przyporządkowanie dowolnej ich liczby i wykonywanie dla pojedynczego dokumentu, grupy dokumentów lub dokumentów wyfiltrowanych w raportach. Debugger pozwala wykonywać reguły doraźnie, tylko po to aby uporządkować system. Możliwe jest również uruchomienie automatyczne bez pytań o każdy krok.

Dokumentacje

Baza wiedzy

Wybierz odpowiednią dokumentację i dowiedź się więcej na temat systemu ISOF-ERP

System ISOF-ERP idealny dla:

Filmy

Praktyczne filmy instruktażowe

Nasze filmy instruktażowe zapewniają klarowne i zrozumiałe wyjaśnienia kluczowych funkcji, ułatwiając szybkie i efektywne opanowanie systemu ISOF.

  • Naucz się wystawiać faktury
  • Zintegruj system ISOF z platformami sprzedażowymi
  • Efektywnie korzystaj z obszarów roboczych
  • Wykorzystuj rozbudowane możliwości księgowe systemu
  • Poznawaj funkcje poszczególnych modułów
Demo
Zamów rozmowę
Zamów telekonferencje