Zakupy

Dokumenty zakupu mogą posiadać zdefiniowane przez użytkownika typy, które pozwolą na pogrupowanie. Można określić informacje dodatkowe związane z dokumentem, które następnie pozwolą na automatyczny zapis w księgowości czy magazynie.

Dokumenty zakupu wystawiane mogą być również w walutach. Dla każdego dokumentu oprócz waluty zapisywany jest również kurs co pozwala na operowanie zarówno cenami walutowymi jak i złotówkowymi. Przy wystawianiu dokumentów walutowych domyślnie pobierane są kartotekowe ceny walutowe towarów, przy czym użytkownik może je zmienić. Przy zmianie kursu wprowadzonego dla dokumentu ceny złotówkowe są przeliczane. W ramach walutowych dokumentów zakupu można wprowadzać faktury importowe oraz faktury WNT. Są one odpowiednio klasyfikowane oraz zapisywane do zestawień INTRASTAT i rejestrów VAT. Rozrachunki powstałe dla tych dokumentów są wyrażone w walucie i złotówkach. Dla faktur importowych możliwe jest doliczenie dodatkowych kosztów związanych z importem towarów, np. kosztów cła i transportu. Koszty te mogą pojawić się również na odpowiadających dokumentach magazynowych, powiększając wartość magazynową importowanych towarów.

W procesie wprowadzania dokumentów zakupu w systemie ISOF możliwe jest automatyczne wystawienie odpowiednich dokumentów magazynowych lub na odwrót, dla istniejącego dokumentu magazynowego jest możliwość automatycznego wystawienia faktury, a także wystawienie przelewu do modułu Kasa-Bank. Ponadto w zależności od sposobu płatności, generowane są odpowiednie dokumenty do raportu kasowego. Dodatkowo, dzięki odpowiedniej parametryzacji, wszystkie dokumenty zakupu mogą od razu pokazać się na odpowiednich zestawieniach VAT bez konieczności wcześniejszego księgowania. Dzięki odpowiednim definicjom w module dekretacji wszystkie dokumenty zakupu mogą podlegać automatycznej dekretacji do systemu FK, gdzie pojawiają się już gotowe dekrety.

Integracja z DMS umożliwia zeskanowanie i podgląd oryginału faktury oraz obsługę faktur elektronicznych. Wszystkie towarzyszące dokumenty są zarejestrowane w odpowiadających im modułach. Można je również oglądać i drukować z poziomu faktur.

Wyszukiwanie faktur możliwe jest na podstawie: daty wystawienia, rodzaju jednostki organizacyjnej wystawiającej fakturę, kontrahenta, itp. Same dokumenty są na liście wyróżniane kolorami, co odróżnia dokumenty zapłacone od niezapłaconych, zatwierdzone od niezatwierdzonych.

Możliwe jest przygotowywanie zestawienia faktur. W specjalnym formularzu definiuje się kryteria doboru danych do zestawienia. Zestawienie wyświetla zbiorcze dane dla wybranych dokumentów, a także dane szczegółowe wg potrzeb użytkownika. Zestawienie posiada podsumowania oraz możliwość sortowania danych wg występujących na nim danych. Możliwy jest też podgląd każdego dokumentu. Dodatkowo możliwe jest wykonanie zestawienia zobowiązań wynikających z dokonanych transakcji zakupu. Klient może sam w raporcie definiować przedziały okresów przeterminowanych zobowiązań.

Do tej pory dostępna była kompletna funkcjonalność wysyłki do KSEF zwykłych faktur sprzedażowych i korekt oraz pobieranie UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) z obsługą tokenów przy wystawianiu faktur. Teraz udostępniona została nowa możliwość importowania do ISOF faktur zakupowych z KSEF. Funkcjonalność ta polega na tym, że faktura jest wysyłana w formie elektronicznej do Ministerstwa Finansów, co w konsekwencji prowadzi do szybkiego zwrotu podatku VAT. Jednocześnie opracowany został system importu faktur zakupowych z ISOF do KSEF.

Możliwe jest zarejestrowanie podstawowych informacji dotyczących dokumentów SAD towarzyszących fakturom importowym. SAD jest powiązany z fakturą i stanowi uzupełnienie informacji o imporcie.

Zestawienia generowane przez moduł fakturowania mogą być eksportowane do arkusza kalkulacyjnego, co umożliwia ich dalszą, bardziej zaawansowaną analizę.

Autorska technologia HEUTHES. Umożliwia rozpoznawanie dokumentów w różnych formatach (faktur, umów kredytowych, dokumentów postępowania windykacyjnego, komorniczego, sądowego itd.). DOREMO jest zintegrowane z systemem OCR, który rozpoznaje zeskanowane dokumenty i zapisuje treść w formie dodatkowej warstwy tekstowej pliku PDF. DOREMO przeszukuje treść dokumentu i wynik analizy zapisuje jako załącznik XML do pliku PDF. Za pomocą tej technologii można przeszukiwać archiwum zeskanowanych dokumentów po zawartości np. określonych słów/zdań, numerów spraw czy dat.

Nowe funkcje OCR to dokładniejsze rozpoznawanie treści dokumentów (faktur zakupowych). Po wykonaniu takiego rozpoznania powstaje nowa wersja pliku, w formacie PDF z załącznikiem XML, z rozpoznanymi pozycjami faktury. Taki załącznik jest wykorzystywany w Obiegu Dokumentów i pozwala na szybsze wprowadzanie faktur do systemu. Podczas wprowadzania takiej faktury możliwy jest import rozpoznanych pozycji z załącznika prosto do formularza.

Czas wprowadzania faktur z wykorzystaniem OCR jest znacznie krótszy niż ich ręczne wprowadzanie do systemu. Faktury są przekształcane do PDF, elementy sztucznej inteligencji rozpoznają i analizują dokument i dokładają warstwę tekstową oraz zapisują wersję w formacie XML (zgodnym z KSeF). Faktury, które nie zostaną rozpoznane przez system trafiają do weryfikacji przez pracownika.

Automatyzacja odczytywania danych z faktury to przede wszystkim bardzo duże przyspieszenie pracy, zwłaszcza w okresach wzmożonych napływów, czyli np. w ostatnich dniach miesiąca. Szybkie wprowadzanie faktur do systemu to również gwarancja, że zostaną one opłacone w terminie.