ISOF-Workflow
CRM Portfolio
Modu� prognozowania dostarcza funkcji pozwalaj�cych na zaplanowanie sprzeda�y, okre�lenie sposobu osi�gni�cia za�o�onych cel�w oraz bie��ce �ledzenie ich realizacji.
CRM Portfolio jest �ci�le zintegrowane z modu�ami Sprzeda�, CRM, DMS, Zarz�dzanie zadaniami, Kadry i p�ace oraz z systemem Finansowo-Ksi�gowym i sk�ada si� z 3 cz�ci: bud�etu, projekt�w i raport�w.
Planowanie
Podstawowym dzia�aniem wykonywanym w procesie prognozowania sprzeda�y jest planowanie. ISOF oferuje funkcje wspieraj�ce realizacj� zar�wno bud�etowania, jak i projekt�w.
ISOF udost�pnia mo�liwo�� definiowania r�l przypisywanych osobom pracuj�cym w r�nych dzia�ach i zwi�zanych z poszczeg�lnymi projektami w kampaniach (np. handlowiec, wdro�eniowiec, serwisant, itp.). Osoba mo�e wyst�powa� w kilku rolach w danym projekcie (np. osoba w projekcie mo�e mie� rol� zar�wno sprzedawcy, jak i prowadz�cego szkolenia).
Bud�et
W ramach bud�etowania okre�la si� za�o�one przychody w poszczeg�lnych kampaniach prowadzonych przez firm�.
Proces prognozowania rozpoczyna si� od przygotowania ca�orocznego planu - bud�etu. Tworzony jest on w oparciu o kampanie oraz dla jej element�w sk�adowych: klient�w, sprzedawc�w, grup sprzedawc�w, produkt�w, us�ug, towar�w, z podzia�em na kwarta�y i miesi�ce.
Formularz do wprowadzania danych jest jednocze�nie raportem, co u�atwia bie��c� kontrol� warto�ci i ich �atw� korekt�.
W module CRM Portfolio u�ytkownik ma do dyspozycji formularz umo�liwiaj�cy filtrowanie informacji i szybk� edycj� warto�ci zwi�zanych z poszczeg�lnymi kampaniami.
Projekty
Projektowanie polegaj� na zarz�dzaniu projektami umo�liwiaj�cymi realizacj� za�o�e� dokonanych na etapie bud�etowania. Projekty s� w systemie potencjalnymi, planowanymi lub ju� istniej�cymi zdarzeniami biznesowymi, kt�re stanowi� �r�d�o uzyskania konkretnych przychod�w dla firmy, ale z drugiej strony tak�e generuj� koszty. Istniej� dwie �cie�ki powstawania projekt�w: pierwsza - z poziomu obs�ugi proces�w biznesowych, zdefiniowanych w module DMS, w postaci obieg�w (automatycznie przy zmianie stanu dokumentu tak�e w systemie CRM), druga - z poziomu modu�u projekt�w. Poza rejestracj� projekt�w, korzystaj�c z funkcji modu�u projekt�w, u�ytkownik mo�e zmienia� stan, w kt�rym znajduje si� projekt, dokonywa� korekty projekt�w, nawet po ich zamkni�ciu oraz tworzy� szablony projekt�w, kt�re u�atwiaj� ich definiowanie.
Do dyspozycji jest r�wnie� filtr umo�liwiaj�cy sprawne przygotowywanie zestawie� wed�ug zadanych przez u�ytkownika kryteri�w. Zestawienia dostarczaj� nast�puj�cych, szczeg�owych danych: informacje o projekcie (nazwa, numer, kontrahent, daty, status i prawdopodobie�stwo realizacji projektu), informacja o obiegu DMS, osoby odpowiedzialne. Dane mo�na dodatkowo analizowa� wed�ug kampanii, w przekrojach czasowych, dla pracownik�w i kontrahent�w. Ka�da pozycja raportu, po klikni�ciu, dostarcza szczeg�owych danych, jak: elementy projektu, czyli to, co sprzedawane jest klientowi, harmonogram zada� realizowanych w ramach projektu, informacje o konkurencji, aktywno�ci czy pod��czone dokumenty.
Dzi�ki planowaniu projekt�w mo�liwe jest r�wnie� uzyskanie nast�puj�cych danych:
- Ocena produktywno�ci poszczeg�lnych pracownik�w firmy, mierzona generowanymi przez nich kosztami i przychodami.
- Powi�zanie ka�dej z os�b wyst�puj�cych w projektach z pozycjami harmonogramu projektu i ustanowienia procentowego udzia�u tych os�b, w poszczeg�lnych pozycjach i kwotach tego projektu.
- Ustalanie wzajemnych relacji czasowych pomi�dzy pozycjami w harmonogramie projektu, w oparciu o zaproponowane cztery typy relacji: koniec-pocz�tek, pocz�tek-pocz�tek, koniec-koniec, pocz�tek-koniec. Uzyska� mo�na w ten spos�b rozk�ad nast�puj�cych w okre�lonej kolejno�ci dokument�w, w postaci graficznego diagramu. Przyk�adowo, relacj� koniec-pocz�tek mo�na zobrazowa� nast�puj�cym ci�giem zdarze�: zako�czenie delegacji powoduje wystawienie faktury, natomiast relacja pocz�tek-pocz�tek to jednoczesne wys�anie dw�ch zam�wie� do r�nych dostawc�w.
- Ilustracja graficzna harmonogramu projektu w postaci wykresu Gantt'a.
- Pobieranie przychod�w do zestawie� na podstawie faktur sprzeda�owych, natomiast koszt�w na podstawie delegacji, rozliczenia godzinowego zada� modu�u CRM zadaniowy oraz faktur zakupowych i koszt�w innych.
- Przeliczanie i rozdzia� kwot pomi�dzy kwot� roczn�, a kwarta�ami i miesi�cami w bud�ecie.
Raportowanie
ISOF oferuje funkcjonalno�� przeznaczon� do tworzenia raport�w o zapadalno�ci projekt�w, raport�w OWS (otwarte-wygrane-stracone), bilans�w projekt�w, a tak�e dokument�w projekt�w.
Raporty z jednej strony s�u�� handlowcom do oceny swojej pracy, z drugiej strony s�u�� kadrze zarz�dzaj�cej do oceny pracy handlowc�w, oceny kontrakt�w i przedsi�wzi�� handlowych, w kontek�cie podejmowanych dzia�a� oraz przychod�w i koszt�w.
Ponadto, z ka�dego raportu mo�na mie� bezpo�redni dost�p do projekt�w, zar�wno w zakresie podgl�du, jak i modyfikacji oraz do informacji o kliencie i dokumentach wystawionych do projekt�w.
Dodatkowo, kryteria tworzenia raportu mo�na zapisa� w postaci tzw. raportu off-line w module "Wydruki off-line". Daje to dwie dodatkowe korzy�ci: mo�liwo�� formalnego zapisania raport�w powtarzalnych, kt�re przegl�dane s� wielokrotnie (bez zastanawiania si� za ka�dym razem jakie kryteria wyszukiwania danych wybiera�) oraz mo�liwo�� powtarzalnego generowania wielu czasoch�onnych raport�w, w okresie mniejszego obci��enia systemu (np. w nocy).
W efekcie, gotowe, przygotowane przez system raporty s� dost�pne do analizy ka�dego dnia lub w zdefiniowanych przez u�ytkownika okresach.
Zapadalno�� projekt�w
Raport o zapadalno�ci projekt�w pozwala precyzyjnie ustali� w zadanych przez u�ytkownika okresach czasowych kiedy pojawi� si� faktury, kiedy powinny by� zrealizowane dostawy oraz wszystkie inne elementy projektu. W konsekwencji raport ten pozwala oceni� stopie� wykorzystania projektu, (tj. realizacji plan�w) i skuteczno�� dzia�ania poszczeg�lnych os�b i dzia��w zaanga�owanych w prac� nad danym projektem.
Dodatkowo raport wyposa�ony jest w szereg instrument�w gwarantuj�cych szybkie i komfortowe przygotowanie i analiz� raportu, m.in szczeg�owy filtr ze s�ownikami umo�liwiaj�cymi szybki wyb�r zakres�w danych, system kolor�w wyr�niaj�cy pozycje ze wzgl�du na logik� przetwarzania, mechanizmy do tworzenia szablon�w off-line.
Ponadto tabela b�d�ca wynikiem tworzenia raportu zawiera elementy interaktywne � kom�rki kolumn z nazw� projektu, nazw� klienta oraz numerem dokumentu zawieraj� hiper��cza, kt�re po klikni�ciu powoduj� otwarcie osobnych formularzy dostarczaj�cych informacji odpowiednio: o projekcie, o kliencie, o dokumencie. Stopka tabeli zawiera syntetyczne podsumowanie finansowych element�w raportu.
Bilans projektu
Raport �Bilans projektu� obrazuje przychody i koszty planowane w r�nych przekrojach: wed�ug klient�w, pracownik�w i ich r�l, okres�w czasu, kampanii, statusu projektu. Wszystkie kolumny s� podsumowane, a zastosowany system wyr�niania pozycje kolorami, z podpowiedzi�, kt�re projekty maj� ujemny bilans.
OWS
Raport OWS stanowi podsumowanie projektu w podziale na projekty otwarte, wygrane, stracone oraz zamkni�te. U�ytkownik decyduje o tym, czy raport ma mie� form� tabelaryczn�, w kt�rym projekty otwarte, wygrane, stracone i zamkni�te przedstawiane s� w oddzielnych tabelach, czy te� form� graficzn�, gdzie informacje przedstawiane s� na wykresie ko�owym.
Dokumenty projektu
Raport pokazuje r�ne typy dokument�w w ramach poszczeg�lnych projekt�w, umo�liwiaj�c kontrol� powstawania dokument�w, na r�nych etapach obs�ugi projektu.
Zalety
Modu� CRM Portfolio posiada zalety, dzi�ki kt�rym jest narz�dziem niezwykle przydatnym do planowania przedsi�wzi�� biznesowych, a tak�e do ich weryfikacji dla kierownictwa firmy. Umo�liwia on okre�lenie spodziewanych przychod�w z planowanej i bie��cej sprzeda�y, a tak�e stopnia wykorzystania nadarzaj�cych si� mo�liwo�ci (projekt�w) osi�gania przychod�w, jak r�wnie� skuteczno�ci dzia�ania pracownik�w i dzia��w uczestnicz�cych w procesie ich obs�ugi.
Integracja z innymi modu�ami
Modu� CRM Portfolio zintegrowany jest z wieloma innymi modu�ami systemu ISOF. Do modu��w tych nale�� DMS/CRM, Zadania, Faktury sprzeda�owe, Faktury zakupowe, Zam�wienia od klient�w, Zam�wienia do dostawc�w, Zg�oszenia serwisowe, Delegacje, FK. Z poziomu Aktywno�ci CRM Operacyjnego mo�liwe jest bie��ce analizowanie i weryfikowanie wynik�w sprzeda�y, dzia�a� r�wnie� w przekroju projektu. Analiza danych oraz wykonanych lub planowanych nabiera w�wczas realnych kszta�t�w, kt�re zobrazowane s� przed wszystkim w�a�nie w projektach. Wszystkie wa�ne dane i raporty mog� by� ponadto zebrane w postaci tzw. Strategicznej Karty Wynik�w.
Wygoda obs�ugi
Wszystkie funkcje modu�u CRM Portfolio wyposa�one s� w wygodny, przejrzysty interfejs u�ytkownika. Prezentacja zestaw�w wyszukanych informacji pozwala na wygodn� i sprawn� prac� z nimi.
Szybko�� definiowania raport�w
Wygodne i przejrzyste formularze funkcji raportowania umo�liwiaj� szybkie i sprawne tworzenie raport�w zapadalno�ci projekt�w, bilans�w projekt�w, OWS (otwarte-wygrane-stracone) oraz dokument�w w projektach. Dzi�ki temu skraca si� czas, kt�ry up�ywa od chwili powstania potrzeby uzyskania nowych przekroj�w informacyjnych, do opracowania odpowiednich raport�w zaspokajaj�cych te potrzeby.
Mo�liwo�ci ISOF-Workflow
|
|
7 wyzwa� zarz�dzania
|
