ISOF-Workflow

Wykorzystanie ISOF-Workflow w praktyce

Funkcjonalno�� zawarta w ISOF-Workflow powoduje, �e system doskonale sprawdza si� w obs�udze:

formularzy w bankach i firmach,
obieg�w korespondencji,
archiwizacji dokument�w,
obieg�w faktur elektronicznych,
obieg�w faktur zakupowych.

Formularze do obiegu wniosk�w dla us�ug bankowych

System formularzy mo�e s�u�y� w bankach do obs�ugi wniosk�w sk�adanych przez klient�w w oddzia�ach lub plac�wkach bank�w zrzeszonych. S� one obs�ugiwane przez odpowiednich pracownik�w banku. Ka�dy wniosek mo�e trafi� do wielu os�b pracuj�cych w r�nych jednostkach banku. Obs�uga wniosk�w przy pomocy systemu formularzy elektronicznych pracuj�cych w DMS mo�e zapewni� niezawodno�� tego procesu na ka�dym jego etapie.

System zapewnia obs�ug� nawet 100 mln wniosk�w elektronicznych rocznie oraz umo�liwia prac� do 10 tys. operator�w. Dost�p do systemu jest zapewniony poprzez zastosowanie technologii tr�jwarstwowej z wykorzystaniem przegl�darki WWW.

Formularze w firmach � obs�uga wniosk�w urlopowych

Formularze mog� by� oczywi�cie wykorzystywane w dowolnej firmie bez wzgl�du na profil jej dzia�alno�ci. S�u�� zar�wno do usprawnienia obs�ugi klienta, jak i w komunikacji wewn�trznej z pracownikami. Zalety i korzy�ci wprowadzenia w firmach obiegu formularzy mo�na zilustrowa� na przyk�adzie obs�ugi wniosk�w urlopowych pracownik�w.

W trakcie typowego procesu obs�ugi wniosku urlopowego zaanga�owane s� trzy osoby: pracownik staraj�cy si� o urlop, jego prze�o�ony oraz pracownik z dzia�u kadr. Na kolejne kroki sk�adaj� si�:

zapytanie pracownika do dzia�u kadr o ilo�� dni dost�pnego urlopu,
zwrotne poinformowanie pracownika o wymiarze urlopu do wykorzystania po sprawdzeniu przez kadrowego rzeczywistego stanu w systemie komputerowym,
wypisanie przez pracownika papierowego wniosku urlopowego oraz przekazanie go do dzia�u kadr,
weryfikacja poprawno�ci z�o�onego wniosku i dalsze przekazanie go do akceptacji i podpisania przez prze�o�onego,
akceptacja wniosku przez prze�o�onego po sprawdzeniu planu urlopowego dzia�u w kt�rym jest zatrudniony pracownik,
zwrotne otrzymanie przez dzia� kadr zatwierdzonego wniosku urlopowego i wprowadzenie go do systemu komputerowego,
poinformowanie pracownika o ostatecznej akceptacji wystawionego przez niego wniosku urlopowego.

Mo�na za�o�y�, �e powy�szy proces sk�adaj�cy si� z siedmiu krok�w przebiega w zbli�ony spos�b w wi�kszo�ci firm. Do dalszej analizy przyjmuje si� �redni czas wykonania jednej czynno�ci od 2 do 5 minut. Przy takim za�o�eniu uzyskuje si� dla ca�ej operacji blisko 30 minut pracy dla jednego wniosku urlopowego i zaanga�owanie w jego obs�ug� trzech os�b.

�rednia p�aca brutto wynosi obecnie 3800 PLN ca�kowitego kosztu pracodawcy. Przyjmuj�c tak� kwot�, bez wyst�puj�cego w rzeczywisto�ci zr�nicowania wysoko�ci pensji os�b wyst�puj�cych w przyk�adzie oraz 2000 godzin roboczych w roku, otrzymuje si� koszt obs�ugi wniosku na poziomie blisko 12 PLN. Zak�adaj�c, �e pojedynczy pracownik sk�ada w ci�gu roku przeci�tnie 4 wnioski i przyjmuj�c przyk�adow� firm� sk�adaj�c� si� z 50 pracownik�w otrzymuje si� roczne koszty obs�ugi papierowych wniosk�w urlopowych na poziomie ponad 2400 PLN. Jak wygl�da z kolei proces obs�ugi wniosk�w urlopowych po wprowadzeniu formularzy elektronicznych? Na kolejne kroki sk�adaj� si�:

sprawdzenie przez pracownika w systemie ilo�ci dni przys�uguj�cego urlopu i z�o�enie za pomoc� formularza elektronicznego wniosku,
wysy�ka przez ISOF-Workflow na bazie dedykowanego obiegu obs�ugi wniosk�w urlopowych odpowiedniej informacji do pracownika dzia�u kadr i prze�o�onego,
elektroniczna akceptacja wniosku przez prze�o�onego po sprawdzeniu w systemie planu urlopowego dzia�u w kt�rym jest zatrudniony pracownik,
aktualizacja planu urlopowego przez ISOF-Workflow i wysy�ka odpowiedniej informacji do pracownika o ostatecznej akceptacji wystawionego przez niego wniosku urlopowego

Wprowadzenie w ISOF-Workflow formularza i zdefiniowanie elektronicznego procesu obs�ugi wniosk�w urlopowych zaowocowa�o znacznym zmniejszeniem ilo�ci czynno�ci koniecznych do wykonania. Dodatkowo prac� osoby dzia�u kadr zast�pi�y automatyczne czynno�ci wykonywane natychmiast przez system. W efekcie czas dla ca�ej operacji zosta� skr�cony do 4 minut, a w jego obs�ug� zaanga�owano tylko dwie osoby. Przy takich za�o�eniach koszt obs�ugi pojedynczego wniosku wynosi 1,50 PLN. Ca�kowity, roczny koszt obs�ugi formularzy elektronicznych w skali firmy to 300 PLN. Reasumuj�c, otrzymuje si� 8-krotne oszcz�dno�ci czasu i koszt�w w por�wnaniu z obs�ug� tradycyjnych wniosk�w urlopowych. Jak wykazuj� badania podobny poziom oszcz�dno�ci uzyskuje si� przy konwersji wi�kszo�ci typ�w wniosk�w papierowych na formularze elektroniczne.

Zintegrowana skrzynka wiadomo�ci

Wszystkie dokumenty zar�wno tradycyjne jak i poczta elektroniczna, faksy, a nawet poczta g�osowa mog� by� zarejestrowane i obs�ugiwane w jednym obiegu DMS, a wi�c podlegaj� jednakowym standardom opisanym �ci�le w definicji. Dzi�ki temu wszystkie wiadomo�ci przychodz�ce i wychodz�ce z firmy, zar�wno z og�lnych jak i indywidualnych kont pocztowych s� zgromadzone w jednym systemie i mog� by� dost�pne innym osobom z zachowaniem odpowiednich uprawnie�.

Elektroniczny obieg korespondencji papierowej (skanowanej)

Warte podkre�lenia jest, �e ISOF umo�liwia skanowanie dokument�w bezpo�rednio w oknie przegl�darki internetowej. Dzi�ki temu mamy mo�liwo�� wprowadzania nowych dokument�w do modu�u DMS wprost ze skanera. Po wybraniu przez u�ytkownika systemu ISOF-Workflow funkcji wprowadzania nowego dokumentu ze skanera mo�e on wybra� skaner, nada� nowemu dokumentowi nazw�, doda� komentarz i bezpo�rednio zapisa� w DMS. Dzi�ki zastosowanemu w tej funkcji wielowyborowi mo�liwe jest elastyczne tworzenie wielostronicowych dokument�w sk�adaj�cych si� z wybranych stron w formacie TIF. Po zeskanowaniu dokument DMS mo�e zosta� wys�any w dedykowany obieg obs�ugi obejmuj�cy w pierwszym rz�dzie przypisanie odpowiedniego kontrahenta.

Obs�uga faktur zakupowych

Obce dokumenty zakupowe w ISOF-Workflow to:

faktury zakupowe towarowe - s�u��ce do rejestracji zakup�w towar�w handlowych,
faktury zakupowe kosztowe - s�u��ce do rejestracji zakup�w towar�w i us�ug stanowi�cych koszt dzia�alno�ci firmy,
rachunki kosztowe - s�u��ce do rejestracji zakup�w towar�w i us�ug stanowi�cych koszt dzia�alno�ci firmy, nie daj�ce podstawy do odliczenia podatku VAT.

Obs�uga dokumentu zakupowego w systemie ISOF-Workflow mo�e odbywa� si� przy pomocy utworzonego obiegu �Obs�uga faktury zakupowej� i wywo�ywanych z niego funkcji zewn�trznych. W tym celu firma musi mie� dost�p do nast�puj�cych modu��w systemu ISOF: DMS, Finanse i Ksi�gowo��, Dekretacja, Faktury zakupu, w ilo�ci odpowiedniej do liczby os�b przetwarzaj�cych dokumenty na poszczeg�lnych etapach.

Poni�szy obieg faktur zakupowych ma charakter przyk�adowy. Na jego podstawie mo�na utworzy� procedur� uwzgl�dniaj�c� specyfik� firmy oraz indywidualne wymagania u�ytkownik�w. Przedstawiony poni�ej obieg sk�ada si� z o�miu stan�w (numery 0-7) przez kt�re kolejno przechodzi faktura. Rejestracja polega na przyj�ciu faktury obcej dostarczonej przez kontrahenta, jej zarejestrowanie, nadanie numeru w dzienniku korespondencji i przekazanie dokumentu do skanowania.

Po zeskanowaniu dokumentu do formatu graficznego (sugerowany format to TIF lub JPG) przy pomocy dowolnego mechanizmu (skanowanie do pliku lub bezpo�rednio do DMS) plik zostaje umieszczony w odpowiednim folderze DMS. Po zeskanowaniu przydatne mo�e by� zapisanie na odwrocie dokumentu zakupowego identyfikatora w DMS.
Ka�da zeskanowana faktura (stan �0� obiegu) zostaje wys�ana w obieg. Dalsze operacje odbywaj� si� zgodnie ze zdefiniowanym obiegiem dokument�w. Pierwszym krokiem jest wys�anie jej do osoby kt�ra wystawi faktur� w ISOF. W przypadku gdy faktura zosta�a wystawiona przez �nowego� kontrahenta nale�y wcze�niej zdefiniowa� go w systemie (stan �1�).
Kolejnym krokiem jest wystawienie w ISOF-Workflow powi�zanej ze skanem faktury (stan �2� obiegu). Po wystawieniu faktury nale�y j� przes�a� do opisu (stan �3�).
Od tej pory faktura zakupowa w ISOF-Workflow jest powi�zana ze skanem dokumentu. Dost�p do obydwu dokument�w jest mo�liwy r�wnie� z funkcji Faktury zakupowe w module Zam�wienia systemu ISOF.
Po opisaniu faktury zostaje ona przes�ana do kontroli merytorycznej (stan �4�).
Po zatwierdzeniu merytorycznym nast�puje przes�anie do kontroli formalno-rachunkowej (stan �5�).
Po zatwierdzeniu formalno-rachunkowym nast�puje zatwierdzenie do wyp�aty (stan �6�).
Po zatwierdzeniu do wyp�aty nast�puje wyp�ata i jednocze�nie zako�czenie obiegu. Dla przypadk�w w�tpliwych, wymagaj�cych wyja�nienia powo�ano specjalny stan �7�.

Po zako�czeniu procedury otrzymuje si� obraz faktury w odpowiednim folderze modu�u DMS oraz zarejestrowany dokument zakupowy w systemie ISOF z informacjami o jego zatwierdzeniu. Histori� ca�ego procesu obs�ugi mo�na zobaczy� w postaci tabelarycznej i graficznej. Mo�liwe jest odszukanie dokumentu w ISOF na podstawie dokumentu w DMS oraz odszukanie dokumentu w DMS zar�wno na podstawie numeru faktury obcej jak i numeru nadanego przez modu� obs�ugi faktur zakupowych systemu ISOF oraz wg kontrahenta.

Dla ka�dego stanu mo�liwe jest okre�lenie czasu jaki przeznaczony zostanie na wykonanie kolejnej akcji oraz wybranie u�ytkownik�w lub grup do jakich domy�lnie kierowany jest dokument w danym stanie obiegu. Do indywidualnego ustalenia pozostaje tak�e przenoszenie dokument�w do odpowiednich folder�w (mo�liwe jest ustalenie przez u�ytkownika miejsca do kt�rego przenosi dan� faktur� po przej�ciu ze stanu do stanu) oraz mo�liwo�� i spos�b rezygnacji z obs�ugi dokumentu na poziomie ka�dego stanu. Po zako�czeniu procedury otrzymuje si� obraz faktury w odpowiednim folderze modu�u DMS oraz zarejestrowany dokument zakupowy w systemie ISOF-Workflow z informacjami o jego zatwierdzeniu. Na podstawie raportu dokument�w w obiegach mo�liwe jest sprawdzenie ilo�ci dokument�w pozostaj�cych w danym stanie, ilo�ci dokument�w kt�re zmieni�y stan w okre�lonym czasie oraz sprawdzenie historii danego dokumentu.

Dokumenty zakupowe wystawione w systemie ISOF mog� by� domy�lnie wystawione jako dokumenty zatwierdzone. Je�eli jednak wystawione zostan� jako niezatwierdzone, konieczne jest ich zatwierdzanie przy pomocy funkcji �Zatwierdzanie faktur zakupowych�. Umo�liwia ona zatwierdzenie dokumentu w czterech etapach:

zatwierdzenie stwierdzaj�ce, �e dokument przeszed� kontrol� merytoryczn�,
zatwierdzenie stwierdzaj�ce, �e dokument przeszed� kontrol� formalno-rachunkow�,
zatwierdzenie stwierdzaj�ce, �e dokument zosta� zaakceptowany do sp�acenia nale�no�ci powsta�ych z jego tytu�u,
zatwierdzenie stwierdzaj�ce, �e dokument zosta� zaakceptowany przez odpowiedniego kierownika.

Zar�wno zatwierdzanie jak i odtwierdzanie dokument�w zakupowych jest mo�liwe tylko dla u�ytkownik�w posiadaj�cych odpowiednie uprawnienia. Inne przyk�ady wykorzystania obiegu zeskanowanych dokument�w zakupowych to sprawdzenie faktur z umowami, zam�wieniami, CRM Prognozowanie sprzeda�y (forecast) czy z przep�ywami got�wkowymi. W �wietle Ustawy o Rachunkowo�ci mo�liwe jest przechowywanie i udost�pnianie organom kontrolnym dokument�w zakupowych w postaci elektronicznej na no�niku trwa�ym, je�eli istnieje mo�liwo�� ich wydrukowania.

Obs�uga obcych dokument�w zakupowych w systemie ISOF-Workflow spe�nia kryteria Ustawy umo�liwiaj�c skanowanie i przechowywanie zeskanowanych dokument�w w postaci plik�w graficznych. Utworzenie elektronicznego obiegu dokument�w obcych umo�liwia:

unikni�cie potrzeby sk�adowania bie��cych dokument�w do natychmiastowego wgl�du �pod r�k��,
uwzgl�dnienie uprawnie� (ogranicze�) do umieszczania w DMS, przegl�dania i usuwania dokument�w,
podgl�d historii dokumentu, wszystkich zdarze� zwi�zanych z dokumentem,
unikni�cie konieczno�ci r�cznego opisywania dokument�w,
�atwiejsze wyszukiwanie dokument�w wed�ug r�nych kryteri�w,
jednoczesny dost�p do dokument�w dla wielu u�ytkownik�w,
dost�p do dokument�w z wielu lokalizacji,
mo�liwo�� zautomatyzowania i zestandaryzowania procedur obiegu dokument�w zakupowych.

Obs�uga firm handlowych

Ka�dego dnia w firmach handlowych realizuje si� wiele powtarzalnych proces�w: sprzeda�y, przygotowania ofert czy obs�ugi reklamacji. Zapanowanie nad prawid�owym przebiegiem zdarze�, w kt�rych uczestnicz� pracownicy r�nych dzia��w jest sporym wyzwaniem. Na li�cie obieg�w DMS znajduj� si� cz�sto realizowane procesy w firmie. S� tam informacje o dziale przypisanym do realizacji danego procesu oraz maksymalnym, dopuszczalnym czasie jego wykonania. Przyjrzymy si� dok�adniej jak wygl�da definicja przyk�adowego obiegu sprzeda�owego w firmie handlowej.

Przyk�adowy cykl sprzeda�owy mo�e sk�ada� si� z szeregu stan�w. Pierwszym z nich jest �Pocz�tek� do kt�rego trafiaj� wszystkie dokumenty lub klienci. DMS pozwala na wysy�anie w obieg nie tylko klient�w, ale r�wnie� dokument�w z nimi zwi�zanych. Dla ka�dego ze stan�w mo�na zdefiniowa� okres czasu, po przekroczeniu kt�rego dokument znajduj�cy si� w danym stanie staje si� przeterminowany, tzn. przekroczony zostaje dla niego czas przebywania w danym stanie. Aby nast�pi�o przej�cie dokumentu do innego stanu musz� zosta� podj�te zdefiniowane wcze�niej akcje. Przyk�adowo ze stanu �Modyfikacja Oferty� dokument mo�e zosta� przemieszczony do innego stanu na skutek podj�cia dw�ch akcji: �Nowa Oferta� lub �Negocjowa�. W wypadku akcji �Nowa Oferta� dokument zostanie przemieszczony z powrotem do etapu �Przygotowania Oferty�. Z kolei w wyniku akcji �Negocjowa� dokument zostanie przemieszczony do etapu �Negocjacji�.

Za��my, �e w wyniku zmian wewn�trz obiegu sprzeda�y konieczne jest utworzenie nowej akcji pozwalaj�cej na przej�cie ze stanu �Negocjacje� do stanu �Modyfikacja Oferty�. W jaki przyk�adowy spos�b mo�na wykona� to zadanie? Na pocz�tku nale�y stworzy� now� akcj� w stanie �Negocjacje�. Mo�na nada� jej nazw� �Konieczna Modyfikacja Oferty�, a nast�pnie wybra� stan do kt�rego zostanie przemieszczony dokument w wyniku wykonania tej akcji. Przej�cie pomi�dzy stanami mo�e wi�za� si� z utworzeniem nowego dokumentu (np. Aktywno�ci CRM) na podstawie szablonu. W tym celu nale�y ustawi� typ aktywno�ci, okre�li� osob� do kt�rej zostanie przypisana, a nast�pnie zdefiniowa� kampani� oraz produkt kt�rego ta Aktywno�� b�dzie dotyczy�. Na koniec nale�y do��czy� do szablonu Aktywno�ci notatk� w kt�rej informuje si� pracownika kt�remu ta Aktywno�� zosta�a przydzielona aby przeprowadzi� ponownie rozpoznanie potrzeb klienta. Tak przygotowany szablon zostaje zapisany. Od tej pory przy ka�dym wywo�aniu tej akcji automatycznie b�dzie tworzona nowa Aktywno��.

Obs�uga urz�d�w

Wall Street Journal informuje, �e w pracy "6 tygodni w roku sp�dzamy na szukaniu". Znaj�c te fakty �atwo zgodzimy si�, �e DMS mo�e by� sprzymierze�cem ka�dego pracownika w celu uczynienia jego pracy bardziej efektywn�. Doskona�ym miejscem w kt�rym sprawdza si� DMS s� urz�dy. Z racji swej specyfiki przetwarzane s� tam olbrzymie ilo�ci dokument�w powi�zanych z okre�lonymi sprawami, kt�re musz� by� za�atwione w kr�tkim, �ci�le okre�lonym czasie.

DMS umo�liwia klasyfikowanie i kategoryzacj� dokumentu wraz z okre�leniem jego cyklu �ycia. Mo�liwe jest rejestrowanie dokument�w zgodnie z zasadami obowi�zuj�cymi w administracji. Zarejestrowane dokumenty s� odpowiednio klasyfikowane, nast�puje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikacj� dziesi�tn� (na numer sk�adaj� si� nast�puj�ce informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesi�tnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok). Odpowiednia klasyfikacja dokumentu sprawy mo�e wyznacza� kategori�, z kt�r� zwi�zana jest m.in. informacja o archiwizacji dokumentu oraz jak d�ugo dokument musi by� przechowywany.

W praktyce, stosowana w urz�dach klasyfikacja dziesi�tna dzieli ca�o�� wytwarzanej dokumentacji na dziesi�� klas pierwszego rz�du sformu�owanych w spos�b og�lny, oznaczonych symbolami od 0 do 9. W ramach tych klas wprowadza si� podzia� na klasy drugiego i trzeciego rz�du (has�a bardziej szczeg�owe). Dodatkowo jest mo�liwe zdefiniowanie kategorii archiwalnych, kt�re dziel� dokumentacj� na dwie podstawowe grupy: materia�y archiwalne i niearchiwalne. Materia�y archiwalne maj� �ci�le okre�lony czas przechowywania. W ten spos�b w DMS dost�pny jest rejestr spraw b�d�cy chronologicznym spisem wszystkich wp�ywaj�cych i obs�ugiwanych dokument�w.

Mo�liwe jest r�wnie� wyszukiwanie spraw w oparciu o numer lub kategori� nadan� podczas rejestracji. Oczywi�cie dla poszczeg�lnych dzia��w urz�d�w wskazane jest zdefiniowanie specyficznych dla nich obieg�w obs�ugi dokument�w.

poprzednie:
Dwa modele pracy z systemem ISOF-Workflow

nast�pne:
Portal Dokumentowy

Mo�liwo�ci ISOF-Workflow

7 wyzwa� zarz�dzania