ISOF-Workflow
Obiegi dokument�w i pracy
Jedn� z podstawowych funkcji systemu ISOF-Workflow jest obs�uga mechanizmu obiegu dokument�w i prowadzenia pracy grupowej, tzn. mo�liwo�� zdefiniowania dla danego dokumentu lub grupy dokument�w procesu obr�bki przez r�ne dzia�y czy te� osoby w firmie.
W my�l tej filozofii ka�da z os�b pracuje nad dokumentem na swoim poziomie kompetencji, a nast�pnie przekazuje go kolejnym pracownikom. Ka�dy etap obr�bki jest �ci�le okre�lony zar�wno co do osoby, kt�ra ma wykona� prac� jak i czasu potrzebnego do jej wykonania.
W trakcie definiowania w DMS rzeczywistego procesu zachodz�cego w firmie konieczne jest okre�lenie tzw. stan�w, okre�laj�cych etap obs�ugi dokumentu i osoby odpowiedzialnej za dany etap oraz akcji, czyli czynno�ci mo�liwych do wykonania dla okre�lonego stanu.
Wykonanie akcji mo�e by� zwi�zane z dodatkowymi dzia�aniami (np. utworzeniem nowego dokumentu, utworzeniem nowej Aktywno�ci CRM lub wys�aniem wiadomo�ci). Dla cz�sto powtarzaj�cych si� w codziennym �yciu poszczeg�lnych dzia��w firmy dzia�a�, jak wprowadzenie Aktywno�ci czy wys�anie wiadomo�ci mo�liwe jest zdefiniowanie szablonu, kt�ry zawiera standardowe dane. Przyspiesza to znacznie wykonywanie powtarzalnych prac.
Procesy obs�ugi mog� by� zdefiniowane z dowolnym, wygodnym dla ka�dej firmy poziomem szczeg�owo�ci, zapewniaj�c optymalny przep�yw danych i dokument�w pomi�dzy pracownikami i dzia�ami firmy.
W ISOF-Workflow znajduj� si� przyk�adowe obiegi, ale w prosty spos�b mo�na je modyfikowa� lub tworzy� w�asne, dostosowane do specyfiki firmy.
Raporty post�pu prac w obiegach
Obok samej mo�liwo�ci obs�ugi pracy w obiegach niezwykle wa�ne jest zagadnienie raportowania i kontroli post�pu prac. System zawiera zaawansowany modu� raport�w i analizy formularzy. Dzi�ki niemu mo�na je dowolnie przeszukiwa� i grupowa� wed�ug okre�lonych zapyta� i warunk�w.
Raporty DMS mog� by� wy�wietlane w postaci graficznej lub tabelarycznej. Dla wybranego obiegu wy�wietlana jest ilo�� dokument�w, kt�re zosta�y wprowadzone do obiegu, ilo�� dokument�w kt�re wysz�y z obiegu oraz ilo�� dokument�w przeterminowanych. Dodatkowo okre�lana jest ilo�� i procentowy rozk�ad dokument�w na poszczeg�lnych stanach obieg�w.
Klikni�cie w dowolny obieg lub jego stan na raporcie umo�liwia sprawdzenie wszystkich powi�zanych element�w (dokument�w, kontrahent�w, os�b i dat).
Stosowanie zr�nicowanej kolorystyki pozwala na szybkie zlokalizowanie "w�skich garde�" czyli miejsc spi�trzenia prac. Przyjazny spos�b prezentacji danych umo�liwia u�ytkownikowi szybk� orientacj� odno�nie jako�ci i tempa prac nad dokumentami znajduj�cymi si� na poszczeg�lnych etapach obieg�w.
Historia pracy z poszczeg�lnymi dokumentami
Rozszerzeniem raport�w z obieg�w DMS jest prezentacja historii pojedynczego dokumentu. Jest ona automatycznie zapisywana podczas obs�ugi dokumentu. Gromadzone s� m.in. informacje o tym kiedy i jaki u�ytkownik wykona� okre�lon� akcj� (utworzenie, czytanie, przesuni�cie, skasowanie dokumentu, itp.) oraz w jakich stanach i u jakich u�ytkownik�w znajdowa� si� dokument podczas trwania konkretnego obiegu. Mo�liwe jest filtrowanie historii obejmuj�ce dat� i godzin� wyst�pienia zdarzenia, u�ytkownika wywo�uj�cego zdarzenie oraz ewentualny opis.
Historia obiegu dokumentu mo�e by� prezentowana w postaci tabelarycznej lub graficznej wizualizacji za pomoc� diagramu stan�w UML uwzgl�dniaj�cego harmonogram. Diagramy zawieraj� wszystkie podstawowe informacje m.in. o czasach wykonania poszczeg�lnych operacji, akcjach, regu�ach wykonywanych automatycznie przez DMS oraz o u�ytkownikach, kt�rzy wykonywali akcje i do kt�rych trafia� dokument w poszczeg�lnych stanach.
Diagramy wykorzystuj� do wizualizacji specjalne elementy graficzne zawieraj�ce nazw� stanu, numer stanu i nazw� wykonanej akcji oraz okre�laj�ce czy do danego u�ytkownika lub grupy nast�pi�o przekazanie dokumentu.
Istnieje mo�liwo�� jednoczesnego przekazania dokumentu do dw�ch lub wi�cej os�b, z kt�rych ka�da musi wykona� okre�lone akcje. Dopiero po ich przeprowadzeniu przez wszystkich uczestnik�w mo�e nast�pi� przekazanie dokumentu do kolejnego stanu.
Harmonogramy obieg�w
Harmonogram dokumentu umo�liwia okre�lanie termin�w przebywania dokument�w w poszczeg�lnych stanach obieg�w. Charakterystyczne cechy harmonogram�w to:
- Termin wzgl�dny. Okre�la ilo�� dni po mini�ciu kt�rych obieg zostanie uznany za op�niony.
- Maksymalny czas w stanie. Okre�la jak d�ugo dokument mo�e przebywa� w danym stanie.
- Termin wej�cia i wyj�cia ze stanu. Okre�la najp�niejsz� dat� i godzin� wej�cia i wyj�cia ze stanu.
Ka�dy dokument mo�e by� wys�any w obieg z indywidualnym harmonogramem. Na tej podstawie okre�la si� czy dokument jest op�niony czy te� nie. Op�nienia mo�na zobaczy� mi�dzy innymi w raporcie z obieg�w, a tak�e w informacji o obiegach. Mog� by� one obliczane dla ca�ego obiegu lub dla stanu w kt�rym znajduje si� dokument.
Mo�liwe s� dwa przypadki. Pierwszy, gdy do dokumentu nie jest przypisany harmonogram. Op�nienie ustala si� takim przypadku w spos�b tradycyjny wynikaj�cy z og�lnej definicji obiegu. Drugi, gdy do dokumentu do��czony zostaje harmonogram. Istniej� wtedy trzy mo�liwo�ci:
- przepisanie do harmonogramu maksymalnej ilo�ci dni trwania dokumentu w danym stanie z og�lnej definicji obiegu (mo�liwa jest modyfikacji tych termin�w wed�ug potrzeb),
- zastosowanie termin�w wzgl�dnych dla poszczeg�lnych stan�w (pobierany zostaje r�wnie� termin wzgl�dny dla ca�ego obiegu, kt�ry mo�na ustali� wcze�niej w definicji obiegu),
- ustalenie bezwzgl�dnych termin�w stan�w poprzez podanie konkretnych dat wej�cia i wyj�cia ze stanu (mo�liwe jest r�wnie� do��czenie konkretnych godzin i minut wej�cia i wyj�cia).
W przypadku gdy warto�� terminu wzgl�dnego jest r�wna zero, terminowo�� okre�la si� z pola maksymalnego czasu w stanie. W przypadku gdy podane s� daty wej�cia i wyj�cia to maj� one nadrz�dne znaczenie dla wyliczania op�nie� obiegu.
Podstawowym zastosowaniem harmonogram�w jest ustalenie dok�adnych termin�w wej�� i wyj�� ze stan�w obiegu. Harmonogramy umo�liwiaj� kontrolowanie i planowanie obieg�w dokument�w. Umo�liwiaj� r�wnie� okre�lenie terminu dla ca�ego obiegu, kt�ry jest liczony w dniach, pocz�wszy od daty wej�cia w obieg.
Harmonogramy maj� zastosowanie r�wnie� w raporcie dokument�w w obiegach. W przypadku gdy dokument ma przypisany harmonogram do obiegu sprawdzana jest informacja o tym czy jest on przeterminowany (op�niony). Sprawdzenie odbywa si� na podstawie rodzaju definicji harmonogramu: wed�ug termin�w wzgl�dnych lub maksymalnych czas�w w stanach albo wed�ug bezwzgl�dnych dat wej�cia i wyj�cia ze stanu.
U�ytkownik mo�e wy�wietli� list� stan�w w kt�rych znajduj� si� przekazane do niego dokumenty. Po wybraniu konkretnego stanu zostaje wy�wietlona lista dokument�w, kt�re s� w tym stanie.
Po wybraniu dokumentu z drzewa mo�na wy�wietli� zestaw informacji o obiegach w kt�rych jest wybrany dokument. Z tego poziomu opr�cz zapoznania si� z harmonogramem mo�na go r�wnie� edytowa�. W przypadku gdy dokument jest op�niony w obiegu, daty op�nie� s� r�wnie� wyr�nione kolorystycznie.
Podczas modyfikacji harmonogramu przez u�ytkownik�w wszystkie zmiany zostaj� zapisywane w historii dokumentu.
Regu�y w obiegach DMS
Regu�y obs�ugi s� definiowane dla stanu obiegu DMS i jest to zestaw zdefiniowanych warunk�w. S� one sprawdzane gdy dokument wchodzi do danego stanu. Je�eli warunki regu�y zostan� spe�nione, wykonana zostanie akcja, kt�r� zdefiniowano w definicji regu�y.
Regu�a mo�e mie� posta� sk�adaj�c� si� z kilku regu�. W przypadku gdy warunki pierwszej regu�y nie zostan� spe�nione, sprawdzane s� kolejne regu�y zdefiniowane w danym stanie. W takim przypadku wykonywana jest pierwsza regu�a z listy, dla kt�rej zostan� spe�nione warunki. W zwi�zku z tym wa�na jest liczba porz�dkowa regu�y w danym stanie. Wykonanie regu� skutkuje utworzeniem wpis�w w historii dokumentu.
Dla jednego stanu mo�na zdefiniowa� wiele regu� i zdecydowa� czy spe�nione maj� by� wszystkie, czy tylko wybrane. Regu�y mog� by� definiowane dla wszystkich dokument�w, w tym emaili. Dla danej regu�y mo�na r�wnie� ustali� czy jest ona aktywna. Dla ka�dej regu�y mo�na przypisa� szereg atrybut�w zwi�zanych z typem dokumentu oraz jedn� z akcji przypisanych do stanu obiegu. Je�eli warunki dla stanu zostan� spe�nione, w�wczas u�ytkownik informowany jest o tym odpowiednim komunikatem. Zdefiniowanie regu� pozwala na automatyczne wykonanie akcji i przechodzenie do odpowiednich stan�w obiegu.
Charakterystyczne cechy regu� to:
- ilo�� spe�nianych kryteri�w (wszystkie lub wybrane),
- typ dokumentu (e-mail lub pozosta�e),
- pole (atrybut dokumentu, kt�ry b�dzie sprawdzany przez regu��),
- zale�no�� (operator logiczny uwzgl�dniany w definicji),
- warto�� (atrybut, kt�rego spe�nienie b�dzie sprawdzane przez regu��),
- akcja (kt�ra ma by� wykonana, je�eli warunki regu�y b�d� dla dokumentu spe�nione).
Istnieje te� mo�liwo�� wprowadzenia dla regu�y warunku �nie sprawdzaj�. Taki warunek b�dzie spe�niony dla ka�dego dokumentu, kt�ry wejdzie do stanu. Je�eli b�dzie to jedyny warunek regu�y, akcja takiej regu�y b�dzie wykonana za ka�dym razem, kiedy dokument wejdzie do stanu.
Mo�liwe jest wykonanie kilku regu� w tym samym stanie. Je�li w regule zdefiniuje si� akcj�, kt�ra przenosi dokument do tego samego stanu, wtedy po wykonaniu takiej regu�y dokument nie zmieni stanu obiegu i sprawdzona zostanie nast�pna regu�a. Zostan� jednak wykonane funkcje przypisane do akcji.
Dzi�ki regu�om mo�na przenie�� dokumenty do innych obieg�w i tworzy� obiegi indywidualne dla pracownik�w, spraw oraz klient�w. Regu�y umo�liwiaj� bardziej dok�adne modelowanie proces�w biznesowych, a jednocze�nie umo�liwiaj� automatyzacj� przep�ywu dokument�w w ramach procedur wypracowanych przez firmy.
Debugger regu�
Rozszerzeniem regu� jest debugger ich poprawno�ci. Umo�liwia on krokowe wykonywanie regu�, kt�re mog� sk�ada� si� z wielu zda� logicznych spe�nianych razem lub osobno. W ka�dym stanie obiegu dokument�w mo�liwe jest przyporz�dkowanie dowolnej ich liczby i wykonywanie dla pojedynczego dokumentu, grupy dokument�w lub dokument�w wyfiltrowanych w raportach. Debugger pozwala wykonywa� regu�y dora�nie, tylko po to aby uporz�dkowa� system. Mo�liwe jest r�wnie� uruchomienie automatyczne bez pyta� o ka�dy krok.
Mo�liwo�ci ISOF-Workflow
|
|
7 wyzwa� zarz�dzania
|
